GLI ARCHIVI

A cosa serve un archivio? Sostanzialmente si tratta della memoria storica dell’impresa, essenziale per risalire ad un determinato evento nella storia, come per capire l’origine della situazione attuale e per aiutare a definire meglio le strategie future.

In azienda esistono diversi archivi tematici: contabile, clienti, fornitori, produzione, qualità, etc.: i progressi dell’informatica possono dare un enorme aiuto in termini di facilità di conservazione e consultazione ma come sempre c’è il risvolto della medaglia a cui dover prestare la massima attenzione: i criteri di organizzazione e la loro condivisione.

Avere a disposizione una gran mole di dati e di files può essere controproduttivo se non si riesce a risalire rapidamente a quelli che ci interessano. A volte questo porta addirittura alla rinuncia a tenere un archivio, perdendo così le tante opportunità strategiche che possono dare le informazioni sul passato.

Se ad esempio teniamo un archivio dove andiamo ad inserire la storia dei clienti, vale a dire le varie offerte, le condizioni commerciali applicate nel tempo, le diverse problematiche affrontate (e risolte), si può strutturare una politica commerciale più efficace TENENDO IN CONSIDERAZIONE LE ESPERIENZE FATTE, sia per fare ad alcuni clienti proposte che hanno avuto successo con altri, che evitando di riproporre condizioni che in passato non hanno avuto successo.

Spesso tutte queste informazioni sono nella testa dei singoli, cosa molto pericolosa sia per chi detiene le informazioni (diventare indispensabile non permette di essere a propria volta autonomo, dovendo sempre essere a disposizione di chiunque abbia necessità delle informazioni che solo uno detiene) sia per l’impresa stessa, perché il valore dell’esperienza fatta non diventa VALORE DELL’AZIENDA (e se il singolo che detiene le informazioni a un certo punto va in ferie è come se queste informazioni non esistessero proprio).

Diventa quindi cruciale riuscire ad organizzare queste informazioni in modo semplice ed efficace, facendo sì che i criteri siano condivisi tra tutte le persone che possono aver necessità di attingere a questi dati e che ogni cartella ed ogni file siano identificati in modo UNIVOCO, FUNZIONALE E CHIARO rispetto al loro contenuto.