LA CHIAREZZA NELLA COMUNICAZIONE

In un contesto di una piccola e media organizzazione il fatto che tutte le persone siano facilmente “visibili” potrebbe far dare per scontato che tutti sappiano tutto, cioè che le informazioni siano facilmente e immediatamente sincronizzate per tutti gli interessati.

Questo può portare ad una serie di incomprensioni, soprattutto nel momento in cui le competenze e l’operatività si accavallano tra una persona e l’altra. Incomprensioni che spesso incidono sulla qualità del prodotto/servizio erogato, e ancora più spesso portano ad un impiego di risorse (tempo, non solo denaro) superiore al necessario.

Normalmente, quando ci si accorge di un problema di questo tipo, si giustifica la cosa con il fatto che si va sempre di corsa, che non si può dedicare troppo tempo ad informare tutte le persone interessate, che si immagina che “lo si sapesse già” oppure che quando si è “sotto scadenza” manca proprio l’opportunità anche solo di verificare che le informazioni siano chiare e complete per tutte le persone coinvolte. Senza pensare che proprio queste giustificazioni sono la diretta conseguenza di una serie di problemi evitabili, semplicemente verificando che tutti siano correttamente aggiornati.

Queste situazioni rientrano nella categoria dei COSTI OCCULTI, ovvero di quei costi che l’impresa sostiene senza accorgersene e senza poterli quantificare direttamente e in modo certo. E spesso sono anche tra le principali cause di limitazione del livello qualitativo del prodotto/servizio, in quanto costituiscono un limite alla performance della “filiera di produzione”.

Strutturando correttamente un sistema di comunicazione che coinvolga prontamente tutta l’organizzazione si risolveranno all’origine tante situazioni di malinteso o fraintendimento, recuperando così tanto tempo prezioso (che sarebbe stato dedicato ai chiarimenti, o a risolvere problemi evitabili) e contribuendo a far uscire da quello stato di frenesia che spesso accompagna l’operatività di contesti di dimensioni limitate.

Attenzione però! Questo non vuol dire che TUTTI debbano sapere TUTTO, diversamente si rischia di “ingessare” la struttura: BISOGNA CHE OGNUNO SAPPIA TUTTO QUELLO CHE RIGUARDA IL PROPRIO COMPITO, IN MODO CHIARO E PUNTUALE.