LA COMUNICAZIONE VIA E-MAIL

Uno dei passaggi che porta alla chiarezza della comunicazione consiste nel condividere con la struttura le informazioni che la riguardano. L’avvento della posta elettronica ha semplificato molto questo processo, ma come tutte le cose che rappresentano progresso ha anche i suoi risvolti negativi.

I principali “pericoli” della condivisione delle informazioni via mail, soprattutto a livello interno, sono:

• ECCESSO: tante volte, per sicurezza, si mettono in copia anche persone che non sono direttamente interessate all’informazione. Creando quindi un gran volume di posta che, come conseguenza, farà perdere tempo ai destinatari non effettivamente o direttamente interessati
• RIDONDANZA: quando la stessa informazione viene gestita e diffusa da più parti allo stesso modo. Ci si ritrova quindi con diversi messaggi sostanzialmente uguali fra loro e di conseguenza si può scegliere di leggerli tutti (perdendo tempo) o di omettere quelli che SEMBRANO una copia di altri (rischiando di omettere invece messaggi che, all’interno, contengono informazioni differenti)

Strutturare e condividere correttamente le regole per la comunicazione interna diventa quindi molto importante sia in termini di risorsa tempo che in termini di qualità della performance dell’organizzazione.

Una buona mail interna deve consentire di capire immediatamente:

• CHI siano i reali destinatari dell’informazione (coinvolti in prima persona) e chi sia invece in copia per conoscenza (che quindi può dare il giusto livello di priorità, senza dover leggere tutto)
• QUALE sia il reale oggetto della mail (a volte è necessario aggiornare l’oggetto di una mail in risposta o inoltrata, per far capire meglio di cosa si parla in seguito)
• COSA ci si attende dai destinatari “diretti”: non sempre ad una mail consegue una attività diretta, ma è importante che tutte le persone sappiano cosa ci si aspetta da loro

Forse preparare una mail in questo modo farà perdere un po' più di tempo a chi la trasmette, ma ne risparmia tanto a tutti i destinatari, oltre che al mittente che sarà certo di non dover far fronte a dei malintesi.